こんにちは！採用チームの 江木 です。ありがたいことにたくさんの候補者とお会いする機会が増え、溢れかえりそうなタスクに四苦八苦。嬉しい悲鳴の日々です。弊社の採用チームのタスク管理から候補者とのコミュニケーションまで、利用しているサービス含め赤裸々に伝えます！！
採用チームも Magic Moment Playbook のヘビーユーザー
Magic Moment では徹底的に自社プロダクト（Magic Moment Playbook）を使い、社内ユーザーとして Dogfooding（プロダクトへのフィードバック） を積極的に行なっています。Magic Moment Playbook は営業組織が利用することを想定した営業支援 SaaS であり、「人と人との関係性」構築を最大化するプロダクトです。候補者との日々のコミュニケーションにこだわり、候補者体験を最上のものにしたいと取り組む採用活動において、利用しない理由がありません。そうです、採用チームも Magic Moment Playbook のヘビーユーザーです。
採用チームでも、営業組織と同じように候補者とのコミュニケーションをフェーズ毎に記録しています。それぞれのフェーズを採用プロセスに応じて定義することで、フェーズを達成する＝候補者との関係性が深まった ことが一目瞭然でわかります。
また、現在のフェーズが常に左側に表示されるため、「この人って今採用プロセスのどこにいるんだっけ」という確認も不要です。素晴らしい。
さらに、採用決定だけで終わらず、入社後早期に活躍いただくためにも Magic Moment として対応したいことも実施項目として設定しています。
このように、候補者との最初の面談から入社後活躍いただくまで、その人と Magic Moment との関係性を一元的に Magic Moment Playbook で管理しています。
そして、Magic Moment Playbook は、Google Workspace と連携しているため、面談設定やメールの送受信も可能です。面談様式に応じたアポイントセットが可能で、「ビデオ会議」をセットするとGoogle Meet で必要な Meeting URL が発行されるとともに、面談者のカレンダーへもアポイントセットされます。来社いただく場合は「訪問」をセットすると、面談者のカレンダーへアポイントセットされます。
面談設定をしたい候補者の方のエンゲージメントから、アポイントセットを行うと、自動でGoogle カレンダーへ同期されます。URL の連携ミスがグッと減ります。最高。
一方で、採用チームの業務は並行して候補者の方とやりとりをすることや、ネクストアクション管理が大変です。下図のように Notion で候補者毎にカードを作成し、カードを開くと細かなネクストアクションが記載されています。
スカウトを送りながら、面談をしながら、その間にも候補者対応のタスクは積み上がります。
「面談日の翌日にはFBを送る」「面談前日までに面談日の確定返事をいただく」というようなアクションがたくさんあり、時に漏れてしまうこともありました。
みなさん、思いませんか。ある種オペレーショナルなタスク、自動化できればいいのにと。そうすれば、候補者に向き合う時間をもっと作れるのにと。
Playbook シーケンスって何？
初めて Playbook シーケンスの構想を聞いた時、「Notionでタスク管理していることが自動でリマインドされるってこと？すごくない？」と思った記憶があります。その時はまだ機能の理解が浅い状態でしたが、その後に Playbook シーケンスの構想や機能を何度も聞き、理解が進みました。
起点となるアクションを自分で設定し、そのアクションが自分の設定したコマンドを踏むと、次のアクションが立ち上がります。オートやセミオート（タイミングは自動手動を作れるが、アクションの実行は人が実施）の制御もついており、更なる Magic Moment Playbook の進化を感じました。
そこからの開発・実装までも早く、社内の Demo Day (全社で新しく開発された機能を確認し、その成果を讃えあう場）で実際の動きを見たときにはもう「早く使いたい！」でした。
タスク管理には限界があるので（だって人力だもの。人間だもの。ママだもの。。）候補者にコミュニケーションを取りたいタイミングで忘れずに取れる機能はまさに求めていたものでした。
つまり、Magic Moment Playbook を開けば、必要なシーケンスが稼働していて、必要なアクションを提示してくれる。何かを確認せずとも、漏れなくベストなタイミングで候補者にコミュニケーションが取れるのです。
詳しくはこちらのプレスリリースをご覧ください！
そして使ってみた
さて、Playbook シーケンスが実装されました。早速、候補者コミュニケーションとタスク管理を一緒にできるように設定しました。ドキドキ。
Playbook シーケンスに、面談前日の8:00 にメールを送る というセミオートのタスクを設定しました。送るメールも「テンプレート」機能で作成しておきます。ちなみに、メールテンプレートで候補者の方の名前や送信者名も自動入力されるので、カスタムエリアにのみ注力できます。
候補者名や送信者名、自動で入ってます。素敵。
ある日のこと、Magic Moment Playbook を開くとライブフィードに「メールを送りましょう」という通知が！クリックすると、送るべきメールがポップアップで表示されました。この場合、書類の受領の有無でメール内容も決まるため、受領してたっけ？の確認が不要です。必要なアクションだけ通知してくれます。すごい・・
セミオートなので、メールの内容を確認し、すぐに送信。Notion に行くこともGmailに行くこともなく、Magic Moment Playbook のみで対応完了です。
つまり、Magic Moment Playbook を開けば、自分のやるべきことが表示されるので、やるべきタイミングで実行できます。ライブフィードさえ確認すれば、漏れる心配もないです。嬉しい。
なんだか機械的？と思われるかもしれませんが、そんなことありません。
シーケンスもメールテンプレートも、構築や設定には必ず人間の思考を使います。個々の良いところを集結し盛り込むことで、プロダクトを通して組織全体に候補者のコミュニケーションで大切にしたいこと、潜在的に行っていたことを話すきっかけになっています。まだ使いはじめたばかりですが、オペレーション構築もでき、チームのコンセプトに基づいた行動をチームで体現できることがとっても価値があるのではないかと実感しています。
”候補者体験”にこだわった採用活動へ欠かせない Playbook シーケンス
ATS や HRtech などにより採用管理も便利になってきました。その目的の多くは、採用プロセスを見える化し、採用活動をスムーズにできることにあり、素晴らしいサービスだと思います。
ただ一方で、「優秀な人材に入社いただく」「来てほしい人材に入社いただく」ことは、企業規模に関わらずいつも人事や採用担当者の頭を悩ませてきたのではないでしょうか。はい、Magic Moment も全く同じです。
Magic Moment Playbook は ATS にある候補者管理、日程調整やメール送受信の機能が既に備わっているだけでなく、面談メモやアセスメント結果も記入でき、候補者のことを知れます。一方で細やかなコミュニケーションの管理はNotionで大汗かきながら対応してきました。そういった細やかな対応をしていると、ああ・・私の仕事のタイミングを読み取って、「この方、メール送っておきましょうか？」「この方であれば、明日のが良いですね」「テンプレ通りメール作ったので確認お願いします！」などと一緒に働いてくれるアシスタントが欲しいぃと何度思ったか。私だけではないはず。絶対。
そんな時に、Playbook シーケンスが加わり、候補者の気持ちや志向に合わせたコミュニケーションをきちんと設定・構築さえすれば、超できるアシスタントが横にいるかのようにアクションが提示され、ベストなオペレーションを実行できるようになりました。
採用はプロセスも管理も煩雑、それに候補者体験も良いものにしたいとたくさんの掛け算が必要です。Magic Moment がやりたいのは、候補者コミニュケーションを起点とした採用活動。ヒトがするクリエイティブな活動に集中することで、候補者との信頼関係構築をより確固たるものにし、「良き人」に入社いただくこと。その人が活躍し、Magic Moment と共に成長していただくことです。
Playbook シーケンス×メールテンプレート×オート のシステムをしっかり構築し、タスク管理実行に費やす時間を減らし、候補者のことを考えることに多くの時間を使うことで、採用においてもコミュニケーションの 効率化×付加価値化 を実現するぞ！と熱い採用チームです。
Playbook シーケンスという武器を身につけた Magic Moment Playbook は、今後ますますの機能開発が進みます。営業チームだけでなく、採用チームのパートナーとしてもますます期待できます！
ITの進化に身を委ねつつ、人の介在価値を最大限に発揮したい、そんな Magic Moment では全方位で絶賛採用強化中です。
興味を持ったポイント、ぜひ聞かせてください！
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